Μια σειρά διαδικασιών και υποχρεώσεων προβλέπεται και το 2015 για τους εργοδότες, με στόχο τον περιορισμό της μαύρης ανασφάλιστης εργασίας και της οργάνωσης της απασχόλησης. Όλες δε, περνούν μέσα από το πληροφοριακό σύστημα "Εργάνη".
Σύμφωνα με εγκυκλίους και αποφάσεις που εξέδωσε το υπουργείο Εργασίας, μέσω του πληροφοριακού συστήματος «Εργάνη», οι εργοδότες υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά, εντός του Ιανουαρίου, τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας που έχουν καταβάλει κατά το προηγούμενο χρόνο, όπως οφείλει να έχει καταγραφεί στο ειδικό βιβλίο αδειών.
Ηλεκτρονικά, στο σύστημα "Εργάνη" υποχρεούνται επίσης, οι εργοδότες να δηλώνουν όλες τις αλλαγές ωραρίων του προσωπικού τους πριν από την ανάληψη της εργασίας ενώ καταργήθηκε από τις 8 Δεκεμβρίου, η υποχρέωση των επιχειρήσεων να τηρούν το ειδικό βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας. Την ίδια στιγμή, το ΙΚΑ καθορίζει τις καταληκτικές ημερομηνίες υποβολής μηνιαίων Αναλυτικών Περιοδικών Δηλώσεων (ΑΠΔ), που υποβάλλονται από τους εργοδότες Κοινών Επιχειρήσεων και Οικοδομοτεχνικών Έργων και διασταυρώνονται πλέον, αυτόματα, από το σύστημα "Εργάνη".
Αναλυτικά, η πρώτη απόφαση του υπουργείου Εργασίας που δημοσιεύθηκε ήδη σε ΦΕΚ, προβλέπει τις υποχρεώσεις των εργοδοτών για τη δήλωση της ετήσιας άδειας των εργαζόμενων καθώς και την προθεσμία υποβολής του σχετικού ηλεκτρονικού εντύπου. Η απόφαση προβλέπει ότι η υποβολή όλων των στοιχείων που αφορούν στην ετήσια κανονική άδεια των εργαζόμενων είναι υποχρεωτική για τους εργοδότες, από την 1.1.2015 και μετά, μέσω του εντύπου Ε11.
Το συγκεκριμένο έντυπο θα πρέπει να υποβάλλεται ηλεκτρονικά από 1/01 έως και 31/01 εκάστου έτους,για όλους τους εργαζόμενους που απασχολούν στην επιχείρησή τους, με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου. Εξαιρούνται οι φορείς του «Μητρώου Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, που ακολουθούν για τη χορήγηση αδειών στο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους. Με το έντυπο Ε11 θα κατατίθενται τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών».
Στην ίδια απόφαση τονίζεται ότι ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά και το έντυπο Ε4 (πίνακας προσωπικού) συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής των αποδοχών εντός 15 ημερών από τη μεταβολή. Επίσης, ο ετήσιος πίνακας προσωπικού (έντυπο Ε4) υποβάλλεται ηλεκτρονικά μία φορά το χρόνο, από 1η έως 21 Οκτωβρίου εκάστου έτους.
Στην "Εργάνη" - ηλεκτρονικά - πρέπει πλέον οι εργοδότες να δηλώνουν και όλες τις αλλαγές ωραρίων του προσωπικού τους πριν από την ανάληψη της εργασίας ενώ καταργήθηκε η υποχρέωση να τηρούν το ειδικό βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας.
Σύμφωνα με εγκύκλιο που εξέδωσε το υπουργείο Εργασίας, σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας ο εργοδότης υποχρεούται να καταχωρεί στοπληροφοριακό σύστημα "Εργάνη" συμπληρωματικούς πίνακες προσωπικού, μόνον ως προς τα στοιχεία που μεταβάλλονται το αργότερο ως και την ίδια ημέρα της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.
Διατηρείται, ωστόσο, σε ισχύ η υποχρέωση του εργοδότη να τηρεί το Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών στο οποίο πρέπει να καταχωρείται η υπερωριακή απασχόληση που πραγματοποιείται εντός των νομίμων ορίων. Οι εργοδότες υποχρεούνται, επιπλέον, να γνωστοποιούν στο Σ.ΕΠ.Ε. ηλεκτρονικά, και πάλι μέσω του πληροφοριακού συστήματος "Εργάνη", εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου κάθε μήνα το σύνολο των νομίμων υπερωριών ανά εργαζόμενο που πραγματοποιήθηκαν τον προηγούμενο μήνα.
«Περίοδοι υποβολής Αναλυτικών Περιοδικών Δηλώσεων»
Εν τω μεταξύ, το ΙΚΑ κοινοποίησε τους αναλυτικούς πίνακες με τις καταληκτικές ημερομηνίες υποβολής μηνιαίων ΑΠΔ, εργοδοτών Κοινών Επιχειρήσεων και Οικοδομοτεχνικών Έργων, περιόδων απασχόλησης από 1/2015 έως 12/2015. Οι εν λόγω πίνακες είναι διαθέσιμοι και στον διαδικτυακό τόπο του ΙΚΑ.
